Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti Chytrý nájem s.r.o.
Vážení klienti,
ďakujeme, že ste sa so žiadosťou o poskytnutie pôžičky obrátili na spoločnosť Chytrý nájem s.r.o. Najskôr by sme Vás radi ubezpečili, že Vaše súkromie je pre nás dôležité, preto by sme Vás radi uistili, že všetkým Vami poskytnutým osobným údajom poskytujeme mimoriadnu mieru ochrany.
Dovoľte nám, aby sme Vás informovali prostredníctvom tohoto dokumentu o tom, aké osobné údaje zhromažďujeme, ako s nimi nakladáme, z akých zdrojov ich získavame, k akým účelom ich využívame, komu ich môžeme poskytnúť, kde môžete získať informácie o Vašich osobných údajoch, ktoré spracovávame a najmä aké sú Vaše práva v oblasti ochrany osobných údajov.
Zdvorilo Vás teda žiadame, aby ste sa zoznámili s obsahom týchto „Zásad ochrany osobných údajov“. Všetky Vaše otázky Vám v prípade nejasností v oblasti ochrany osobných údajov radi zodpovieme prostredníctvom emailu: pravnik@chytry-najem.sk.
1. Základné informácie
1.1. Zásady spracovania osobných údajov
Pri spracovaní Vašich osobných údajov ctíme a rešpektujeme najvyššie štandardy ochrany osobných údajov a dodržiavame najmä nasledujúce zásady:
(a) Vaše osobné údaje vždy spracovávame pre jasne a zrozumiteľne stanovený účel, ustanoveným spôsobom, stanovenými prostriedkami, a iba po dobu, ktorá je nevyhnutná vzhľadom na účely ich spracovania; spracovávame iba presné osobné údaje klientov a máme zabezpečené, že ich spracovanie zodpovedá stanovenému účelu a je nevyhnutné pre naplnenie týchto účelov;
(b) Vaše osobné údaje chránime ako oko v hlave, preto spracovávame osobné údaje klientov spôsobom, ktorý zabezpečuje najvyššiu možnú bezpečnosť týchto údajov a ktorý zabraňuje akémukoľvek neoprávnenému alebo náhodnému prístupu k osobným údajom klientov, k ich zmene, zničeniu či strate, neoprávneným prenosom, k ich inému neoprávnenému spracovaniu, ako aj inému zneužitiu;
(c) vždy Vás zrozumiteľne informujeme o spracovaní Vašich osobných údajov a o Vašich nárokoch na presné a úplné informácie o okolnostiach tohto spracovania, ako aj o Vašich ďalších súvisiacich právach;
(d) v našej spoločnosti dodržiavame zodpovedajúce technické a organizačné opatrenia, aby sa zabezpečila úroveň zabezpečenia zodpovedajúca všetkým možným rizikám; všetky osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi klientov, majú povinnosť dodržiavať mlčanlivosť o informáciách získaných v súvislosti so spracúvaním týchto údajov.
2. Informácie o spracovaní osobných údajov
2.1. Informácie o správcovi
Správcom Vašich osobných údajov je naše spoločnosť, t.j. spoločnosť Chytrý nájem s.r.o., organizačná zložka, IČO: 48 223 832, so sídlom Pohranická 391, PSČ 951 01 Štitáre, kde spracovateľom osobných údajov sú využité personálne a technické prostriedky (najmä informačné systémy) spoločnosti Ekonomické stavby, s.r.o., IČO: 36 544 493, IČ DPH: SK 2020153630, so sídlom Pohranická 391, PSČ 951 01 Štitáre.
Spoločnosť Chytrý nájem s.r.o. je teda správcom Vašich osobných údajov.
Spoločnosť Ekonomické stavby, s.r.o. je teda spracovateľom Vašich osobných údajov.
2.2. Účely spracovávania a právny základ pre spracovanie
2.2.1. Spracovanie osobných údajov bez Vášho súhlasu
Ide spravidla o situácie, kedy ste nám povinní odovzdať určité osobné údaje ako podmienku toho, aby sme Vám mohli poskytnúť svoj produkt alebo službu:
(a) Vaše osobné údaje sme oprávnení spracovávať bez vášho súhlasu na nasledujúce účely, keď spracovanie osobných údajov je nevyhnutné na účely splnenie našich právnych povinností, najmä
(i) plnenie povinnosti archivovať účtovné záznamy na účely vedenia účtovníctva po dobu stanovenú zák. č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zák. č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov a zák. č. 595/2003 Z. z. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov;
(ii) splnenie archivačných povinností podľa zákona o 395/2002 Zb. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov.
(b) Vaše osobné údaje sme oprávnení spracovávať bez vášho súhlasu na nasledujúce účely, keď spracovanie osobných údajov je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov našej spoločnosti ako správcu, najmä
(i) riešenie akejkoľvek spornej agendy, najmä pre účely vedenia mimosúdnych, súdnych či iných sporov, uplatňovanie a vymáhanie pohľadávok.
(c) Vaše osobné údaje sme oprávnení spracovávať bez vášho súhlasu pre účely, uzavretia a splnenia zmluvy uzavretej s Vami. Osobné údaje sú potrebné o. i. k tomu, aby bolo možné zmluvný vzťah uzavrieť a splniť, vrátane jednania o uzavretie alebo zmenu zmluvy s Vami.
2.2.2. Spracovávanie osobných údajov s Vaším súhlasom
Ide spravidla o situácie, kedy dobrovoľne súhlasíte s tým, aby sme spracovávali Vami poskytnuté osobné údaje.
Na základe Vášho súhlasu spracováva naša spoločnosť Vaše údaje pre nasledujúce účely:
(a) starostlivosť o klientov; ide o aktivity, ktoré nepredstavujú plnenie zmluvy či iný zákonný rámec spracovania osobných údajov a ktoré zahŕňajú tieto činnosti:
(i) monitoring klientov v registri exekúcií a osobných bankrotov;
(ii) monitoring klientov v insolvenčnom registri.
2.3. Rozsah spracovávaných osobných údajov klientov
Naša spoločnosť spracováva Vaše osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom pre naplnenie vyššie uvedených účelov.
Kategória osobných údajov:
• Identifikačné údaje – zahŕňajú údaje, ktorými sú predovšetkým meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu; u klienta fyzickej osoby – podnikateľa tiež IČO a DIČ. Ďalšími možnými identifikačnými údajmi sú napríklad údaj o IP adrese užívaného počítača.
• Rodné čísla – dochádza k spracovaniu Vášho rodného čísla na účely plnenia služieb v oblasti pozemkového servisu (príprava zmlúv a návrhov na vklad súvisiacich s prevodom vlastníckeho práva k nehnuteľnosti) a na účely monitoringu klienta v insolvenčnom registri.
• Kontaktné údaje – kontaktné adresy, telefónne čísla a e-mailové adresy.
• Naša spoločnosť môže monitorovať a zaznamenávať vybranú komunikáciu s klientmi, najmä telefonické hovory. V prípade vytvárania záznamov Vás na tom vždy vopred upozorníme. Obsah tejto komunikácie je dôverný a využívame ho výhradne pre účely dodržiavania právnych povinností, uzavretie a plnenie zmluvy, ochrany práv a právom chránených záujmov a s Vaším súhlasom, na účely starostlivosti o klientov.
• V prípade, že vezmete podanú žiadosť o poskytnutie produktu alebo služby späť, spracujeme okrem údajov Vami poskytnutých do doby späťvzatia aj dátum späťvzatia žiadosti.
• Osobné údaje vzniknuté našou činnosťou – ide najmä o nami pridelené klientske číslo.
2.4. Spôsob spracovávania osobných údajov
Naša spoločnosť spracováva Vaše osobné údaje manuálne v informačných systémoch našej spoločnosti a ďalej v archívnych zložkách.
Vaše osobné údaje spracúvajú predovšetkým zamestnanci spoločnosti Ekonomické stavby s.r.o. a v potrebnom rozsahu tiež tretie osoby. Pred akýmkoľvek odovzdaním Vašich osobných údajov tretej osobe vždy s touto osobou uzavrieme písomnú zmluvu, ktorá obsahuje tie isté záruky pre spracovanie osobných údajov, aké v súlade so svojimi zákonnými povinnosťami dodržiava sama naša spoločnosť.
2.5. Príjemcovia osobných údajov
Vaše osobné údaje sú sprístupnené najmä zamestnancom spoločnosti Ekonomických stavieb s.r.o., ktorá zabezpečuje pre našu spoločnosť spracovanie Vašich osobných údajov, k účelom a v rozsahu, ktorý je v tom-ktorom prípade nevyhnutný a pri dodržaní všetkých bezpečnostných opatrení.
Popri tom sú Vaše osobné údaje odovzdávané tretím osobám, ktoré sa môžu podieľať na spracovaní osobných údajov klientov našej spoločnosti, prípadne im tieto údaje môžu byť sprístupnené práve a len na účely splnenia záväzkov z uzatvorenej zmluvy (najmä v účtovníctve, v súvislosti s daňovou evidenciou a správou pohľadávok, advokátska kancelária v súvislosti s uplatňovaním a vymáhaním pohľadávok). Pred akýmkoľvek odovzdaním osobných údajov tretej osobe vždy s touto osobou uzavrieme písomnú zmluvu alebo dodatok k existujúcej zmluve, v ktorom dôsledne upravíme ochranu osobných údajov.
2.5.1. V súlade s príslušnými právnymi predpismi je naša spoločnosť oprávnená alebo priamo, bez Vášho súhlasu povinná poskytovať Vaše osobné údaje:
(a) príslušným orgánom štátnej správy, súdom a orgánom činným v trestnom konaní za účelom plnenia ich povinností, na účely výkonu rozhodnutia a na účely splnenia zmluvy (zaistenie vydanie povolenia realizácie stavby a tomu predchádzajúcich úkonov spojených s kompletizáciou dokladovej zložky projektu);
(b) ďalším osobám v rozsahu ustanovenom právnymi predpismi, napríklad tretím osobám na účely vymáhanie pohľadávok za klientov.
2.6. Poskytovanie osobných údajov do zahraničia
Vaše osobné údaje sú spracovávané na území Slovenskej republiky. Naša spoločnosť, ani subjekty zapojené do spracovania osobných údajov klientov, neodovzdávajú osobné údaje klientov do krajín mimo Európskej únie.
2.7. Doba spracovania osobných údajov
Osobné údaje klientov spracováva naša spoločnosť iba po dobu, ktorá je nevyhnutná vzhľadom na účely ich spracovania. Priebežne posudzujeme, či naďalej trvá potreba spracúvať určité osobné údaje potrebné na konkrétny účel. Ak zistíme, že už nie sú potrebné pre žiadny z účelov, na ktoré boli spracovávané, údaje zlikvidujeme. Interne sme však už vo vzťahu k určitým účelom spracovania osobných údajov vyhodnotili zvyčajný čas využiteľnosti osobných údajov, pri ktorom po jeho uplynutí obzvlášť starostlivo posudzujeme potrebu spracovávať príslušné osobné údaje pre daný účel. V tej súvislosti zároveň platí, že osobné údaje spracovávané na účely:
(a) plnenie zmluvy spracovávame po dobu trvania zmluvného vzťahu s klientom a vysporiadania (splnenia) záväzkov z uzatvorenej zmluvy; ďalej sú príslušné osobné údaje zvyčajne využiteľné po dobu desiatich rokov;
(b) starostlivosť o klientov spracovávame po dobu trvania zmluvného vzťahu s klientom a vysporiadania (splnenia) záväzkov z uzatvorenej zmluvy; ďalej sú príslušné osobné údaje zvyčajne využiteľné po dobu desiatich rokov.
(c) uplatnenie a vymáhanie pohľadávok spracovávame počas trvania príslušného súdneho alebo mimosúdneho konania, t.j. spravidla po dobu desať rokov od splnenia (vymoženia) pohľadávky.
2.8. Právno odvolať súhlas
V týchto Zásadách ochrany osobných údajov sme vysvetlili, prečo Vaše osobné údaje potrebujeme a že ich pre niektoré účely môžeme spracovávať len s Vašim súhlasom. Súhlas so spracovaním svojich osobných údajov nie ste našej spoločnosti povinní udeliť a zároveň ste oprávnení tento svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Pripomíname tu, že niektoré osobné údaje sme oprávnení spracovávať na určité účely tiež bez vášho súhlasu. Pokiaľ v takom prípade odvoláte svoj súhlas, ukončíme spracovanie špecifických osobných údajov k účelom vyžadujúcim príslušný súhlas, avšak môžeme byť oprávnení, alebo dokonca povinní, tie isté osobné údaje naďalej spracovávať na iné účely (t.j. v týchto zásadách špecifikovaným účelom), pokiaľ k tomu súčasne našej spoločnosti prináleží iný právny dôvod (titul) ako je súhlas. Odvolanie súhlasu však nemá účinky spätne a nebude sa tak dotýkať spracovania, ktoré bolo na základe platného súhlasu urobené až do momentu jeho odvolanie. Spracovanie od okamihu udelenia súhlasu do jeho odvolanie bude zákonné. Údaje o tom, ako sme získali súhlas so spracovaním osobných údajov a údaje o tom, kedy ste s tým vyslovili nesúhlas, či súhlas odvolali, môžeme spracovávať ešte počas primeranej doby potom, kedy budete z evidencie vyradení a to za účelom preukázania, na akom základe sme súhlas zasielali a osobné údaje spracovávali.
V prípade, že si prajete odvolať svoj súhlas so spracovaním osobných údajov, obráťte sa prosím písomne na adresu sídla našej spoločnosti Chytrý nájem s.r.o., organizačná zložka, IČO: 48 223 832, so sídlom Pohranická 391, PSČ 951 01 Štitáre a e-mailom na pravnik@chytry-najem.sk.
2.9. Zdroj osobných údajov
Osobné údaje klientov získavame od samotných klientov, a to priamo, napr. pri uzatváraní zmlúv týkajúcich sa našou spoločnosťou poskytovaných produktov či služieb v oblasti výstavby rodinných domov a v rámci rokovaní pred uzavretím zmluvy.
3. Poučenie o Vašich zákonných právach pre obdobie od 25.5.2018 podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46 / ES (ďalej len „Nariadenie“):
Upozorňujeme, že máte právo v našej spoločnosti ako u správcu Vašich osobných údajov:
1. právo na jasné, transparentné a zrozumiteľné informácie o tom, ako používame Vaše osobné údaje a aké sú Vaše práva. K tomu slúži aj tento dokument;
2. právo požadovať prístup k osobným údajom, ktoré o Vás spracovávame, čím sa rozumie právo získať od našej spoločnosti ako správcu potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, sú alebo nie sú spracovávané, a ak je to tak, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom ak ďalším informáciám uvedeným v čl. 15 Nariadenia;
3. právo požadovať opravu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame, ak sú nepresné, nesprávne alebo neúplné;
4. právo požadovať vymazanie osobných údajov v prípadoch, ktoré sú upravené v článku. 17 Nariadenia;
5. právo požadovať obmedzenia spracovania údajov v prípadoch, ktoré sú upravené v článku. 18 Nariadenia;
6. máte právo namietať proti spracovaniu v zmysle čl. 21 Nariadenia z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie. V prípade, že je právnym základom pre spracovanie oprávnený záujem našej spoločnosti (riešenie spornej agendy), máte právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu na základe tohto titulu.
Ak obdržíme Vašu žiadosť v zmysle predchádzajúceho odseku, budeme Vás informovať o prijatých opatreniach bez zbytočného odkladu a v každom prípade do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Táto lehota sa môže v prípade potreby a vzhľadom na zložitosť a počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace. Ak by sme neprijali opatrenia, o ktoré požiadate, sme povinní Vás informovať bezodkladne a to najneskôr do jedného mesiaca od prijatia – o dôvodoch neprijatia opatrení. Upozorňujeme Vás v tejto súvislosti, že v určitých prípadoch stanovených Nariadením nie sme povinní úplne alebo čiastočne Vašej žiadosti vyhovieť. Bude tomu tak najmä, ak bude Vaša žiadosť zjavne nezmyselná alebo neprimeraná, najmä pretože sa opakuje.
V takýchto prípadoch Vám môžeme:
(i) uložiť primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo oznámení alebo s uskutočnením požadovaných úkonov alebo,
(ii) odmietnuť žiadosti vyhovieť.
Ak obdržíme Vašu žiadosť, ale budeme mať dôvodné pochybnosti o Vašej totožnosti, môžeme Vás požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie Vašej totožnosti.
Ďalej Vás upozorňujeme, že v prípade, keď sa domnievate, že naša spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje neoprávnene či inak porušuje Vaše práva, máte právo podať sťažnosť u dozorného úradu (Úradu pre ochranu osobných údajov) či máte právo požiadať o súdnu ochranu.
4. Kontakty
Pre prípadné pripomienky a otázky k ochrane osobných údajov a pre kontakt vo veci výkonu Vašich zákonných práv môžete použiť e-mailovú adresu: pravnik@chytry-najem.sk, prípadne nás môžete kontaktovať písomne na adrese sídla našej spoločnosti.